引き継ぎをスムーズに行う手段

引き継ぎをスムーズにする方法

 今までお世話になった会社に対し、スムーズに引継ぎを行うことは社会人として大切なマナーです。これができないと一事が万事、転職先においてもさまざまなマナー違反を招く結果となってしまいかねません。
 ところでスムーズな引継ぎといっても、引き継ぐ相手がいればいいですが、後任者が決まっていない場合もあります。現在採用を掛けていて決まるまで退職できないとなっては、せっかくの転職も幸先が悪くなり、最悪“ない話”になり兼ねません。そうならないためには、自分が退職した後も後任者が業務を引き継げるようにするための引継書を作成しておくことです。勿論これを作成しておけば、後任者がいる場合でもよりスムーズな引継ぎが行えます。

 

 作成のポイントは誰が読んでも分かる内容にしておくことです。専門用語を使う場合にはそのすぐ後にカッコ書き等をして平易で且つ簡潔な解説文を加えることです。イラストや図表、フローチャート等を取り入れるとより効果的です。
 作成したら、上司や同僚に見て貰います。見る時間がなければ、保管場所を示しておき、「時間が出来たら見てください」等のコメントをメール等で送ってください。引き継ぎ書の容量が小さければこのときメールで添付送信してもいいでしょう。

 

 そしてもう一つ重要なことは、退職日も改めてそのメールに記載し、○○迄にご指摘いただいた箇所については修正できますが、それ以降になりますとできかねます。予めご承知おきください」等といったコメントも付記しておくようにします。

 

 一方後任者が決まっていれば、後任者の都合を聞いたうえで上司の許可を得て、引継ぎに入ります。引継ぎの間、引き継ぎ書の修正、追加等が出ると思われますので、引継ぎに必要と思われる時間プラス2・3日余裕に引継ぎの時間を計画しておいた方が無難です。

 

 

後任者を連れての挨拶周りは必要?

 後任者とは、退職する場合の他、昇進や異動等で担当が変わる場合もありますから一概に後任者を連れての挨拶周りの要否をいうことはできません。

 

 一般論ですが、退職の場合のお得意先の引継ぎは机上で済ますのがいいでしょう。その際は所在地、交渉の進捗状況、ここ3年間の支払状況や注文状況、従業員数、取引年数等を一覧委まとめて口頭で補足説明を行います。これまで良くしていただいたお得意先に対して、辞めていく人間が挨拶に周ったところでいい方向に向くとはいえません。

 

 一方昇進や異動の場合は、後任者を連れて挨拶周りをするのは当たり前の行為だと思ってください。
今迄良くしてくれたお得意先にこれからもよろしくお願いします、といった挨拶周りは後任者にとっても今後の営業のしやすさに繋がり有益です。担当は変わりますが引き続き当社のことを宜しく、といった観点から挨拶に伺うのは当然と思いましょう。

 


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